Hazırlayan Sönmez ÇELİK
DSpace@Hasan Kalyoncu Rehberi
İçindekiler:
Giriş
DSpace@HKU Nedir?
DSpace@HKU’un Amacı Nedir?
DSpace@HKU Ne İşe Yarar?
DSpace@HKU’un Yararları Nelerdir?
DSpace@HKU’un İlkeleri Nelerdir?
Üstveri ve DSpace Yazılımı
Telif Hakları
DSpace@HKU’da İş Akışı
DSpace@HKU’a Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu?
DSpace@HKU Nasıl Kullanılır?
DSpace@HKU’a Nasıl Üye Olunur?
DSpace@HKU’a Kimler Gönderi/Kayıt Girebilir?
DSpace@HKU’a Neler Kaydedilir?
DSpace@HKU’a Nasıl Gönderi/Kayıt Yapılır?
Sonuç


Giriş

yukarı

Hasan Kalyoncu Üniversitesi için bir açık erişim sistemi oluşturma ve erişime sunma girişimi 2011 yılı Ekim ayında başladı ve bu görevi Kütüphane ve Dokümantasyon Merkezi Müdürlüğü üstlendi.

Açık erişim sistemleri, bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye kolayca ulaştırılmasını, yeni çalışmalar için kaynaklara kolay erişim ayrıcalığının sağlanması, daha önce aynı konuda neler yapıldığının kolayca belirlenmesi, yayınlara daha çok atıf yapılmasının sağlamasının yanında, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını sağlar. Açık erişim sistemleri kurumun entelektüel mirasını toplama, uzun dönem saklama işlevini yerine getirir ve geniş kitlelerin erişimine imkan sağlayacak biçimde yapılandırılır. Açık erişim sistemlerinde birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri setleri, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.


DSpace@HKU Nedir? yukarı

DSpace@HKU, Hasan Kalyoncu Üniversitesi'nin Akademik Açık Erişim Sistemi'dir. Açık erişim sistemleri, bağlı oldukları kurumun entelektüel birikimini uygun ortamlarda bir araya toplayan, saklayan, koruyan ve erişimini sağlayan hizmetler bütünüdür.


DSpace@HKU’un Amacı Nedir? yukarı

DSpace@HKU, Hasan Kalyoncu Üniversitesi'nin entelektüel birikimini bir araya toplayarak bir açık erişim sistemi oluşturmayı ve uluslararası standartlarda erişime sunmayı amaçlamaktadır. Diğer bir ifadeyle DSpace@HKU’un amacı, bilginin yayılmasını kısıtlayan sorunların giderilmesi, bilgi teknolojisinin imkanlarından yararlanarak yeni bir sistem oluşturulması, Hasan Kalyoncu Üniversitesinin ve çalışanlarının daha iyi tanınmasının sağlanması ve dolayısıyla saygınlığının artırılmasıdır.


DSpace@HKU Ne İşe Yarar? yukarı

DSpace@HKU, Hasan Kalyoncu Üniversite’sinin entelektüel mirasını toplama, saklama ve geniş kitlelerce kullanıma sunma fonksiyonlarını yerine getirir. Bu çerçevede DSpace@HKU’da birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.


DSpace@HKU’un Yararları Nelerdir? yukarı

DSpace@HKU’un yararları iki başlık altında toplanabilir:

1) Kurumsal Yararları: Üniversitede yürütülen her türlü akademik faaliyetin bilimsel, toplumsal ve ekonomik ilişkisini ortaya koyarak Üniversitenin değerini arttıran bir uygulamadır. Diğer yararları ise şöyle sıralanabilir:

  • Üniversitenin görünürlüğünü ve saygınlığını artırır.
  • Üniversitenin desteklediği çeşitli tanıtım ve araştırma sonuçlarına erişim sınırlamasını ortadan kaldırır.
  • Üniversitenin desteklediği araştırmaları tekrar ücret ödeyerek ticari kaynaklardan satın almasını önler.

2) Bireysel Yararları: Son yıllarda yapılan araştırmalar, tüm bilim dallarında, erişilebilir bilgi kaynaklarının, geleneksek yollarla sağlanacak faydalarla karşılaştırıldığında 2-3 kat daha etkili sonuçları olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla DSpace@HKU'un bireysel yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

  • İnternet sayesinde araştırma sonuçlarına ücretsiz ve hızlı erişim sağlar.
  • Bilgi kaynaklarının daha geniş kitlelere ulaşmasını sağlayarak araştırmanın etkisini artırır.
  • Bilgi kaynaklarının başka araştırmalara temel oluşturmasına aracılık eder.
  • Araştırmaların tekrarını önler.

DSpace@HKU’in İlkeleri Nelerdir? yukarı

Açık erişim sistemlerinin içeriklerinin belirlenmesi için genel olarak iki yönlü bir ilke izlenir. Bu çerçevede DSpace@HKU’in ilkelerini şu şekilde ifade edebiliriz:

1) Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Üniversitenin sahip olduğu ve/veya bünyesinde üretilmiş bilgi kaynaklarının sayısallaştırılarak arşivlenmesidir. Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Üniversitenin yayınladığı e-dergiler, e-kitaplar e-gazeteler, web sayfaları.
  • Kartografik materyaller, nadir koleksiyonlar, müze materyali.
  • Video ve ses kayıtları, fotoğraf vb. görsel materyaller.
  • Öğrenim materyalleri.

2) Bireysel arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Öğretim elemanlarının veya diğer personelin bilimsel dergilerde ya da kongre, konferans gibi farklı ortamlarda yayınladıkları çalışmalarının birer kopyalarının DSpace@HKU'ta arşivlenmesi ve açık erişime sunulması ile oluşan içeriktir. Kurumsal arşivlerde öncelik, belirli bir kalite denetiminden geçmiş hakemli dergilerde ve konferans kitaplarında yayınlanmamış ve yayınlanmak için kabul almış yayınlara verilir. Bu tür yayınların, kabul edildikten hemen sonra açık erişim sistemine konulmaları, diğer araştırmacılar tarafından okunarak atıf almaları açısından büyük önem taşımaktadır; çünkü birçok bilim dalında makalelerin dergilerde yayınlanması uzun zaman alabilmektedir. Kişisel arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler.
  • Yayınlanma aşamasında olan makaleler.
  • Hakemli konferans bildirileri.
  • Teknik ve istatistiksel raporlar.
  • Proje metinleri.
  • Deney bulguları.
  • Tezler.

Üst Veri ve DSpace Yazılımı yukarı

Üst veri, sayısal bilgilerin ve bilgi kaynaklarının derlenmesi, kimliklendirilmesi, kullanımı ve yönetimi ile ilgili yapılandırılmış bilgidir. Açık Arşivler Girişimi (OAI / Open Archives Initiative) ile uyumlu veri sağlayıcıları kendi üst verilerini en azından Dublin Core biçiminde sağlamak durumundadır. Dublin Core biçimi en çok kullanılan üst veri standartlarından biridir. Bir doküman tanımlama standardı olarak oluşturulmuştur ve elektronik kaynakların bulunmasını sağlamak için 15 üst veri öğesinden oluşan bir kümedir. Böylece herhangi bir OAI uyumlu veri sağlayıcı ve servis sağlayıcı arasında üst veri iletişimi ve etkili veri değişimi sağlanabilir. Bu anlamda, karakter kodlamalarının uluslararası veri paylaşımında geçerliliğinin olması için yazılımın, UNICODE (ASCII), Z39.50 gibi standartlar tarafından desteklenmesi gerekir. Sağlanacak yazılımın aşağıdaki koşulları da yerine getirmesi gerekir:

  • Veri girişi, üst veri kayıtlarının oluşturulması gibi diğer işlemlerin internet ortamında gerçekleşebilmesi.
  • Dosya gönderi hizmetinin yürütülmesi: Dosya gönderi hizmeti iki adımda gerçekleştirilebilir: İlk adım kullanıcıların dosya aktarımı yapması, ikinci adım ise sistemin dosyanın teslim alındığına ilişkin otomatik bir ileti göndermesidir.
  • Sistem ara yüzünün geliştirilmesi: Yetkili kullanıcıların sisteme bağlanarak gerekli ekleme düzeltmelerin yapabilmesidir.

Açık erişim sistemlerinin temelini oluşturan kurumsal arşiv sistemleri için kullanılan yazılımlar, ücretsiz olan açık kaynak koldu yazılımlar ve çeşitli firmalar tarafından üretilen ücretli paket programlardan oluşmaktadır. DSpace@HKU için MIT Üniversitesi’nin geliştirmiş olduğu ve Dünyada 1360’den fazla kurum tarafından kullanılmakta olan DSpace adlı açık kaynak kodlu yazılım tercih edilmiş ve Ubuntu işletim sistemi üzerine kurulmuştur. DSpace@HKU şu halde http://openaccess.HKU.edu.tr/ adresinde yayın yapmaktadır. DSpace kurumsal arşiv yazılımının bazı özellikleri aşağıda verilmiştir:

Adres http://www.dspace.org/
Yazılımın Amacı DSpace, kurum bünyesinde üretilen entelektüel çıktıları tutmak, depolamak, indekslemek, korumak, saklamak, tekrar yaymak amacıyla tasarlanmış bir sayısal arşiv sistemidir.
Özellikler - Tüm içerik türlerini (word, ppt, PDF, ses kaydı, video vb.) kabul eder,
- Dublin Core üst veri standardını kullanır,
- Özelleştirilebilir web ara yüzünü destekler,
- OAI uyumludur,
- Ekleme/çıkarma yeteneği vardır,
- İçerik sunumu için iş akışı işlemi sunar,
- Tam metinde arama imkanı verir,
- Tek merkezli olmayan sunuş işlemi sağlar,
- Java API aracılığıyla genişletilebilir,
- PostgreSQL veya Oracle veri tabanlarını kullanır,
- Çoklu dil seçeneği vardır.
- Onaylama, düzeltme, ret veya yazara dönülerek işlemi azaltma yoluyla içeriği oluşturma seçeneklerine sahip iş akışı özelliği vardır.
- OpenAIRE uyumludur.
- RSS Desteği vardır.
Destek https://wiki.duraspace.org/display/DSPACE/Home
Kullanıcılar http://registry.duraspace.org/registry/dspace

Telif Hakları yukarı

Hasan Kalyoncu Üniversitesi adresli tüm yayınların "Hasan Kalyoncu Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi" hükümleri gereğince DSpace@HKU'ta arşivlenmesi zorunludur. Arşivlenen yayınların DSpace@HKU üzerinden açık erişime sunulabilmesi için yazarın veya Hasan Kalyoncu Üniversitesinin, yayının telif hakkına sahip olması gerekir. DSpace@HKU'ta arşivlendiği halde telif hakkı üçüncü kişi veya kurumlarda olan yayınların tam metinleri açık erişime kapalı tutulur. Ancak araştırmacıların sistem üzerinden yayının yazarına istek göndermesi sağlanır.

Yazarın ön baskı çalışmasını arşivlemek için izin isteme gereksinimi yoktur; çünkü telif hakkı sahibi kendisidir. Yazar, daha önce yayınlanmış çalışmasının bir kopyasını arşivlemek isterse telif hakkı sahibinin izni gerekir. Şu halde yayıncıların %70'e yakını kişisel arşivlemeye izin vermektedir. Arşivlenecek çalışma, yayınlanacak son baskı olmadığı sürece, telif hakkı ihlali söz konusu değildir.

Kişisel arşivlemeye izin veren yayıncıların politikaları Sherpa/Romeo adresinden detaylı olarak incelenebilmektedir.


DSpace@HKU’da İş Akışı yukarı

a) Arşivleme: Arşivleme, DSpace@HKU'da depolanacak bilgi kaynağının yazarı tarafından üst verisinin oluşturularak dosya/dosyalarının yüklenmesidir. Arşivleme aşaması üst veri toplama, dosya yönetimi ve yayım iznini içerir. Üst veri toplama, belirlenen standarttaki veri kaydına göre yayının künye bilgilerinin DSpace@HKU veri giriş formlarına girilmesi; dosya yönetimi ise en basit anlatımı ile çalışmanın elektronik kopyasının bu kayda eklenmesidir. Yayım izni ise, yazarın söz konusu yayını elektronik ortamda herkesin erişimine sunma hakkıdır.

b) Arşivleme Sonrası: Yazarın, çalışmasının elektronik kopyasını DSpace@HKU'a yükleme işlemini yapmasından sonra, yayının araştırmacıların erişimine açıldığı süreçtir. Bu süreçte DSpace@HKU yöneticileri tarafından bazı işlemler yapılır. Bunlar:

  • Kaynağın üst verisinin kontrolü.
  • Üst veriye gerekli görülen girişlerin eklenmesi (konu başlığı vb.).
  • Dosya geçerliliğin ve içerik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğunun kontrolü.
  • Yayım izni kontrolü.
  • Erişim sınırlamalarının düzenlenmesi.

DSpace@HKU’a Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu? yukarı

Hasan Kalyoncu Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi gereğince Hasan Kalyoncu Üniversitesi adresli yayınların DSpace@HKU'a kayıt edilmesi zorunludur.


DSpace@HKU Nasıl Kullanılır? yukarı

DSpace@HKU araştırma ve içerik oluşturma amaçlı kullanabilir:

    a) Araştırma amaçlı kullanım: DSpace@HKU, kaynakların üst verilerinde ve tam metinlerinde arama imkanı sağlar. Dolayısıyla araştırmacıların kaynaklara erişimini kolaylaştırır. Kurum veya bölüm bünyesinde neler üretildiğinin mükemmel bir arşivine erişim sağlamaya aracılık eder. Arzu edilirse koleksiyonlara üye olunarak, koleksiyonlara yeni eklenen içeriklerden e-posta aracılığı ile bildirim alabilirler.
    b) İçerik oluşturma amaçlı kullanım: İçerik oluşturma amaçlı kullanım için üye girişi yapmak gerekir. Hasan Kalyoncu Üniversitesi mensupları sistemin üyesidir ve giriş için üniversitedeki mevcut kullanıcı adı ve şifresi ile "LDAP Doğrulama" seçeneğini kullanarak sisteme giriş yapabilirler. Ancak gönderi yapacağı koleksiyon/koleksiyonlarda yetkilendirme ise kurumsal arşiv yöneticisi tarafından yapılır.

DSpace@HKU’a Nasıl Giriş Yapılır? yukarı

DSpace@HKU'a giriş yapmak için aşağıdaki adımları izleyiniz:

  • http://openaccess.HKU.edu.tr/ adresine giriş yapınız.
  • "Giriş" seçeneğini tıklayınız.
  • "Bir Giriş Yöntemi Seçiniz" sayfasında "LDAP Doğrulama" seçeneğini seçiniz.
  • Oturum açmak için sizden istenen bilgileri girin ve onaylayın.
  • Dış kullanıcılar "Şifre Doğrulama" seçeneğini tıkladıktan sonra "Yeni Kullanıcı mısınız?" linki aracılığı ile sisteme üye olabilirler.

DSpace@HKU’a Kimler Kayıt Girebilir? yukarı

DSpace@HKU’a kayıt yapabilmek için iki koşul vardır:

  • DSpace@HKU'a giriş yapmak,
  • Kayıt girmek istediğiniz koleksiyonda yetkili olmak.

Not: Bir koleksiyona gönderi yapabilmek için öncelikle "openaccess.HKU.edu.tr" adresi aracılığıyla, DSpace@HKU yöneticisine bir mesaj atın ve bu mesajda gönderi yapmak istediğiniz koleksiyonlara "kayıt giriş yetkisi" istediğinizi belirtin. DSpace@HKU yöneticisi sizi yetkilendirdikten sonra gönderi yapabilirsiniz.


DSpace@HKU’a Neler Kaydedilir? yukarı

DSpace@HKU'a, Hasan Kalyoncu Üniversitesi çatısı altında üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları, vb. gibi akademik nitelik taşıyan yayınlar kaydedilir.


DSpace@HKU’a Nasıl Kayıt Yapılır? yukarı

DSpace@HKU’a kayıt yapabilmek için öncelikle sisteme giriş yapılır. Yeni bir gönderi başlatılır. Gönderi yapılacak koleksiyon seçilir ve gönderi formu talimatlar takip edilerek doldurulur.


Sonuç yukarı

Hasan Kalyoncu Üniversitesi için bir açık erişim sistemi oluşturulması yararlı ve gerekli bir uygulamadır. Kurumsal açık erişim sistemi oluşturma adımlarının dikkatli bir şekilde yürütülmesinde sayısız fayda vardır. Bu işte amaç, sadece bir açık erişim sistemi oluşturmak değildir. Oluşturulacak açık erişim sistemi ile Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen çalışmaların derlenmesi, derlenen bu çalışmaların uluslararası standartlarda kaydının oluşturulması, bu yolla global indekslerde kayıtların yer alması sağlanır. Üniversitenin tanınırlığına önemli katkı sağlayacak DSpace@HKU projesi için DSpace adlı yazılım tercih edilmiştir. Şu halde yazılım http://openaccess.HKU.edu.tr/ adresinde yayın yapmaktadır. Yazılım Türkçe'ye çevirisi ve arayüz düzenlemesi Kütüphane Müdürlüğünce gerçekleştirilmiştir.

DSpace@HKU ile kurum bünyesinde üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, görüntüler, ses ve video dosyaları gibi akademik çıktılar arşivlenebilmekte ve internet aracılığıyla sınırlı veya sınırsız erişime açılabilmektedir.

DSpace@HKU’un varlığını koruyabilmesi, amacına ulaşabilmesi içerik sağlayıcıların yani akademisyenlerin desteğine bağlıdır ve DSpace@HKU'a içerik sağlamak Hasan Kalyoncu Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi gereğince zorunlu tutulmaktadır.